Sieben Tipps für eine optimale Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberaterbüro

Für Dich als Solo-Selbstständige und Selbstständiger ist eine gute Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater entscheidend, um Deine Steuerverpflichtungen effizient zu verwalten, die Entwicklung Deines Geschäftserfolgs im Blick zu haben und auf unvorhergesehene Vorfälle richtig reagieren zu können.

Hier sind sieben Tipps, wie Du Deine Unterlagen optimal vorbereiten und die Zusammenarbeit mit Deiner Steuerberatung reibungslos gestalten kannst:

1. Regelmäßige Buchführung

Erfasse Deine Einnahmen und Ausgaben möglichst zeitnah – am besten wöchentlich oder monatlich, um einen klaren Überblick zu behalten. Optimiere Dein Belegmanagement, indem Du alle Rechnungen und Belege digital oder in geordneter Papierform sammelst. Nutze Apps wie z.B. WISO MeinBüro zur digitalen Belegerfassung.

2. Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben

Trenne Deine privaten von Deinen geschäftlichen Ausgaben. Idealerweise führst Du ein separates Geschäftskonto, um die Übersicht zu erleichtern.

3. Trennung der Umsatzsteuer vom Rechnungseingang

Wenn Du Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellst, verbuche die erhaltene Umsatzsteuer bereits beim Zahlungseingang auf einem Unterkonto.

Es ist auch klug, wenn Du monatlich Geld für die jährlich fällige Einkommensteuer zur Seite legst. Das wird die Abgabe der Steuererklärung für Dich ungemein entspannt machen, weil eine eventuelle Steuernachzahlung keine große finanzielle Belastung mehr für Dich darstellen wird.

4. Kategorisierung von Ausgaben

Kategorisiere Deine Ausgaben (z.B. Reisekosten, Büromaterial, Miete). Das erleichtert Deinem Steuerberater die Zuordnung zu steuerlich relevanten Kategorien. Gleichzeitig behältst Du den Überblick darüber, welche Ausgaben bei Dir über einen gewissen Zeitraum gestiegen oder zurückgegangen sind.

5. Planung von großen Ausgaben und Abschreibungen

Sprich mit Deinem Steuerberater über geplante Investitionen und mögliche Abschreibungen, welche Steuern anfallen und ob Du von bestimmten Steuervergünstigungen profitieren kannst. Dies umfasst Themen wie Arbeitszimmer, Anschaffungskosten oder auch Altersvorsorge.

6. Rechtzeitig kommunizieren

Informiere Deinen Steuerberater über alle wichtigen Ereignisse, die finanzielle Folgen haben (Veränderungen in Deinem Geschäftsmodell, Zahlungsausfall bei wichtigen Kunden, etc.), damit er proaktiv darauf reagieren und Dir empfehlen kann, wie Du Dich richtig verhältst.

7. Digitalisierung nutzen

Nutze Cloud-Lösungen oder Buchhaltungssoftware, die es Deiner Steuerberatung ermöglichen, direkt auf Deine Daten zuzugreifen. Der beschleunigte Datenaustausch zwischen Dir und Deiner Steuerberatung macht das Einreichen von Unterlagen einfacher und reduziert den Aufwand für das Steuerberatungsbüro.

An dem 1.1.2025 besteht für Unternehmen und Selbstständige die Pflicht zur Ausstellung von digital lesbaren und verwertbaren E-Rechnungen. Digitale Büro- und Rechnungsstellungssoftware hilft Dir, immer gesetzeskonform zu arbeiten.

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8. Wichtige Steuertermine im Blick behalten

Halte wichtige Fristen für die Abgabe der verschiedenen Steuererklärungen ein. Dein Steuerberater wird Dich diesbezüglich erinnern, aber es hilft, selbst organisiert zu bleiben.

Wann sind welche Erklärungen fällig?

A. Umsatzsteuervoranmeldung

• Monatlich: Wenn Du im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt hast oder wenn Du im ersten Jahr Deiner Selbständigkeit bist, musst Du monatlich bis zum 10. Tag des Folgemonats die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und die Umsatzsteuer bezahlen.
• Vierteljährlich: Liegt die Umsatzsteuerschuld im Vorjahr unter 7.500 Euro, musst Du die Voranmeldung vierteljährlich abgeben (bis zum 10. Tag nach Quartalsende).
• Kleinunternehmerregelung: Wenn Du als Kleinunternehmer von der
  Umsatzsteuer befreit bist, entfällt die Umsatzsteuervoranmeldung.

B. Einkommensteuererklärung

• Das reguläre Fristende der 31. Juli. Die Abgabefrist für die Steuererklärung für die Besteuerungszeiträume 2022, 2023 und 2024 wurde jedoch verlängert. So war die Einkommensteuererklärung 2023 am 2. September 2024 fällig. Erst ab 2025 gilt wieder für alle Steuerpflichtigen die »normale« Abgabefrist. Die Steuererklärung für 2024 muss also spätestens am 31. Juli 2025 beim Finanzamt abgegeben werden.
• Wenn Du einen Steuerberater nutzt, verlängert sich die Abgabefrist für den Besteuerungszeitraum 2023 auf den 2. Juni 2025.

C. Gewerbesteuererklärung

• Falls Du gewerblich tätig bist, musst Du jährlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben. Die Frist dafür ist ebenfalls der 31. Juli des Folgejahres oder immer zur Mitte eines Quartals – also zum 15. Februar, zum 15. Mai, zum 15. August und zum 15. November, wenn Dein Jahresgewinn den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt.
• Wenn Du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, ist die Abgabefrist der 28./29. Februar des übernächsten Jahres.

D. Zusammenfassende Meldung (ZM)

• Wenn Du innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen im EU-Ausland erbringst, musst Du eine Zusammenfassende Meldung abgeben. Dies erfolgt monatlich oder vierteljährlich, je nach Umsatzvolumen, und die Frist ist der 25. Tag des Folgemonats.
• Ebenso wichtig ist es, die unterschiedlichen Steuervorauszahlungen und ihre Fälligkeiten im Auge zu behalten und die Liquidität entsprechend zu planen.

F. Vorauszahlungen

• Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer werden in der Regel
  vierteljährlich festgelegt und sind jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10.
  September und 10. Dezember fällig.
• Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer (falls Du eine Kapitalgesellschaft hast) sind vierteljährlich fällig (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember).

G. Sozialversicherungspflicht

Wenn Du freiwillig in die gesetzliche Krankenversicherung oder
Rentenversicherung einzahlst, müssen die entsprechenden Beiträge
regelmäßig gezahlt werden. Die Fristen können je nach Versicherung
variieren, liegen aber in der Regel monatlich.

H. Abgabe der Jahresabschlüsse

• Falls Du bilanzierungspflichtig bist (z.B. wenn Du eine GmbH oder UG
  betreibst oder Dein Gewinn als Solo-Selbstständiger mehr als 60.000 Euro im Jahr beträgt), endete die Frist zur Abgabe der Steuererklärung, einschließlich der Bilanz 2023, am 2. September 2024.
• Wenn ein Steuerberater die Bilanz erstellt, verlängert sich die Frist in der
  Regel bis zum 28./29. Februar des übernächsten Jahres. Für die Bilanz 2023 bedeutet das die Abgabe bis zum 28. Februar 2025.

Regelmäßiger Austausch mit dem Steuerberaterbüro

Plane regelmäßige Gespräche mit Deinem Steuerberater, um Deine finanzielle Situation und Steuerplanung zu besprechen. Es ist auch deshalb gut, Deinen Steuerberater frühzeitig in alle steuerlich relevanten Prozesse einzubinden, damit Du alle Fristen einhältst und keine Verspätungszuschläge oder Zinsen zahlst. So bist Du gut vorbereitet und die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater verläuft effektiv und stressfrei für beide Seiten.