Für Influencer ist es entscheidend, stets am Puls der Zeit zu bleiben. Neben der Content-Erstellung und der Community-Interaktion gibt es auch organisatorische Aspekte, die den Erfolg der eigenen Selbstständigkeit beeinflussen. Eine wichtige gesetzliche Neuerung betrifft die Einführung der eRechnung, die relevante Veränderungen mit sich bringt.
Fin Glowick absolvierte seine Bachelorstudiengänge in Business Management und International Business sowie seinen Master of Business Administration in Missouri, USA. Nach seinem Studium hat er bei der Buhl-Gruppe als Chief Revenue Officer (CRO) die Verantwortung für WISO MeinBüro übernommen.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Selbstständige müssen ab diesem Zeitpunkt Rechnungen im strukturierten Format elektronisch erstellen und übermitteln. Mit dieser Maßnahme soll Umsatzsteuerbetrug bekämpft und die Digitalisierung in der Geschäftswelt vorangetrieben werden. Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro, erklärt den Geschäftsverkehr der Zukunft und informiert über die konkreten Vorgaben bei der eRechnung.
Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung?
Bisher haben viele Selbstständige Rechnungen mit Programmen wie Word oder Excel erstellt und als PDF per E-Mail versandt. Doch ab 2025 werden solche Rechnungen nicht mehr den gültigen Anforderungen entsprechen. Stattdessen muss auf eine elektronische Rechnung – eine eRechnung – umgestellt werden.
Um als eRechnung anerkannt zu werden, muss die Rechnung nicht nur bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie z. B.
- den vollständigen Namen
- die Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers
- das Rechnungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- den Rechnungsbetrag
- den anzuwendenden Umsatzsteuersatz,
sondern auch einem spezifischen technischen Format entsprechen – der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931).
Die elektronische Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie strukturiert und elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann. Rechnungen, die mithilfe von Programmen wie Word oder Excel erstellt und als PDF verschickt werden, gelten als unstrukturierte Daten. Mit einer geeigneten Rechnungs-Software erfüllt die Rechnung die Voraussetzungen, dass der Inhalt strukturiert und maschinenlesbar dargestellt werden kann. Auch eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung ist dann möglich.
Vorteile der eRechnung
Während Papierrechnungen Platz und manuellen Aufwand verlangen, können die Daten aus einer eRechnung unkompliziert in ein Buchhaltungssystem übertragen werden, da sie automatisch erkannt, verschlagwortet und zugeordnet werden. So werden Fehler reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Zahlungsabwicklung beschleunigt. Außerdem schonen eingesparte Ausdrucke das Unternehmenskonto und ebenso die Umwelt. Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
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Eine Übergangsphase bis 2027 erleichtert die Umstellung
Es gibt Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Bis Ende 2025 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum noch zulässig. Allerding muss der Rechnungsempfänger dem nicht eRechnung-konformen Format ausdrücklich zustimmen.
Die Ausstellung einer eRechnung ist bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 Euro sowie bei Rechnungen an Endverbraucher auch in Zukunft nicht notwendig.
Wie Du Dich vorbereiten kannst
Für das Erstellen elektronischer Rechnungen sind zuverlässige Technologien das A und O. Die Möglichkeit, eine qualifizierte digitale Signatur zu erstellen, ist notwendig, um die Authentizität der Rechnung sicherzustellen. Auch die Vertraulichkeit der Daten muss gewährleistet werden können.
Es ist wichtig, sich rechtzeitig mit den Vorgaben vertraut zu machen und in spezielle Softwarelösungen investieren, die bei der Erstellung und Versendung von eRechnungen unterstützt. Ein Beispiel hierfür ist die Bürosoftware von WISO MeinBüro, die sowohl die Erstellung von klassischen PDFs als auch von rechtsgültigen eRechnungen ermöglicht. Zwar ist bis 2025 noch etwas Zeit, aber es empfiehlt sich, früh anzufangen und seine Prozesse rechtzeitig umzustellen.
