Gastautorin: Laura Lillpop
Du bist selbstständig unterwegs – als Creator, Bloggerin, YouTuber, Texterin oder PR-Berater? Dann solltest du unbedingt wissen, wie das Finanzamt deine Tätigkeit einstuft. Denn ob du als Freiberufler oder als Gewerbetreibender giltst, macht einen großen Unterschied: bei der Anmeldung, bei der Steuer und daher im Worst Case auch bei Steuernachzahlungen. Denn wenn du als Freiberufler startest, aber eigentlich ein Gewerbe hättest anmelden müssen, kann das nachträglich teuer werden.
Gerade in der Creator Economy kursieren viele Halbwahrheiten. Manche glauben, allein das Label „freiberuflich“ auf dem Instagram-Profil reicht aus. Andere denken, man könne sich die Einstufung aussuchen. Leider nein. Das Finanzamt entscheidet – und das oft strenger, als dir lieb ist.
Laura Lillpop ist PR-Expertin bei WISO MeinBüro und begleitet Selbstständige bei ihrem Weg durch den Büroalltag – mit Tipps und Tools zu den Themen Unternehmertum, Gründung und Büromanagement.
Was ist eigentlich der Unterschied?
Grundsätzlich gilt: Wer mit seiner Arbeit Geld verdient, ist selbstständig. Doch nicht alle Selbstständigen müssen auch ein Gewerbe anmelden.
Freiberufler üben eine sogenannte „Katalogtätigkeit“ aus – also Berufe, die laut Gesetz wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch sind, dazu zählen zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Journalisten, Künstler, Lehrende oder Designer mit schöpferischem Schwerpunkt.
Gewerbetreibende hingegen bieten Leistungen oder Produkte an, die nicht in diese Kategorien fallen. Das betrifft von Affiliate-Marketing über Shop-Betreibung bis hin zu rein werblichem Content viele Tätigkeiten in der Social-Media-Welt.
Voraussetzung ist: Du arbeitest eigenverantwortlich, dienst nicht in erster Linie dem Verkauf, und bringst eine fachlich fundierte Ausbildung oder nachweisbare Expertise mit.
Alle anderen selbstständigen Tätigkeiten – vom Einzelhandel über Agenturdienstleistungen bis hin zur Softwareentwicklung – gelten in der Regel als gewerblich. Und das bedeutet: Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuerpflicht und Eintrag ins Handelsregister (je nach Größe).
IT, Design, Coaching – wo verläuft die Grenze?
Gerade bei digitalen Berufen wird die Unterscheidung schnell unübersichtlich. Ein paar Beispiele:
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- IT-Beratung kann freiberuflich sein – aber nur, wenn du nachweisen kannst, dass deine Arbeit ingenieurähnlich ist. Hast du ein Informatik- oder Ingenieurstudium abgeschlossen? Dann stehen die Chancen gut. Ohne Abschluss musst du deine Qualifikation mit Arbeitsproben und Projektbeschreibungen belegen.
- Designer können freiberuflich tätig sein, wenn ihre Arbeit künstlerisch oder schöpferisch geprägt ist – etwa bei Corporate Designs, künstlerischer Illustration oder UX-Konzeption. Wer hingegen rein umsetzt, in dem er zum Beispiel Templates oder Werbemittel produziert, fällt eher ins Gewerbe.
- Coaches und Berater können ebenfalls als Freiberufler gelten – sofern ihre Tätigkeit klar dem unterrichtenden oder beratenden Bereich zuzuordnen ist, inhaltlich fundiert ist und auf Fachwissen basiert.
Im Zweifel entscheidet das Finanzamt – und zwar oft strenger, als viele denken.
Warum das wichtig ist
Die steuerlichen Folgen sind erheblich. Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen, brauchen keine Gewerbeanmeldung – und können ihre Tätigkeit formlos beim Finanzamt anzeigen. Gewerbetreibende hingegen müssen ein Gewerbe anmelden, Gewerbesteuer zahlen (ab bestimmten Gewinnen) und dürfen sich nicht „freiberuflich“ nennen, wenn sie es formal nicht sind.
Die Folgen einer falschen Einstufung können gravierend sein: Wenn das Finanzamt deine Tätigkeit nachträglich als gewerblich einstuft, kann es teuer werden – inklusive Steuernachzahlung, Zinsen und im Extremfall Bußgeld.
Vorsicht bei Veränderungen
Eine Überprüfung durch das Finanzamt kann immer dann erfolgen, wenn sich etwas an deiner Situation ändert – etwa durch einen Wohnsitzwechsel, einen neuen Steuerberater oder steigende Einnahmen. In solchen Fällen wird oft geprüft, ob deine Einstufung als Freiberufler noch korrekt ist. Dabei schaut das Finanzamt insbesondere auf deine Leistungsbeschreibungen, Rechnungen und Nachweise.
So sicherst du dich ab
Je klarer und fundierter du deine Tätigkeit dokumentierst, desto besser bist du vorbereitet:
- Dokumentiere deine Tätigkeit gut: Füge deinem Finanzamts-Fragebogen eine klare Leistungsbeschreibung bei. Vermeide schwammige Begriffe wie „Beratung“ oder „Support“ – sei präzise und orientiere dich an offiziellen Formulierungen.
- Arbeite mit Mustertexten und Vorlagen: Es gibt bewährte Beschreibungen für bestimmte Berufsgruppen. Diese erhöhen die Chance, korrekt eingestuft zu werden.
- Hol dir frühzeitig Beratung: Ein Gespräch mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin kann dir vor allem in Grenzfällen wie IT, Medien oder Coaching viel Ärger ersparen.
- Bleib wachsam: Wenn sich deine Tätigkeit verändert, solltest du prüfen, ob die Einstufung noch passt.
Wenn du vor allem inhaltlich arbeitest, ein klares Portfolio hast und kein Produkt verkaufst, könnte deine Tätigkeit als freiberuflich durchgehen. Wenn du aber umsatzgetrieben, organisatorisch oder werblich arbeitest, brauchst du sehr wahrscheinlich ein Gewerbe. Das Finanzamt entscheidet – nicht deine Instagram-Bio. Formuliere daher deine Leistungsbeschreibung klar und fachlich sauber. Nutze Begriffe wie „Konzeption“, „journalistisch“, „strategisch“, „künstlerisch“ – wenn sie wirklich zutreffen.
Und wenn du mischst: Du darfst als Selbstständiger sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sein – das nennt man „gemischte Tätigkeit“. In komplexeren Fällen kann eine formale Trennung, zum Beispiel über zwei Steuernummern oder sogar zwei Unternehmen ratsam sein, wenn die Tätigkeiten wirklich unabhängig voneinander laufen. Lass dich dazu am besten steuerlich beraten, das spart langfristig Aufwand, Risiken und Nachfragen vom Finanzamt.
Und was ist mit der Gewerbesteuer?
Wenn deine Tätigkeit als gewerblich eingestuft wird, musst du dich nicht nur beim Gewerbeamt anmelden – es fällt unter Umständen auch Gewerbesteuer an:
Ab einem Gewinn – das ist der Umsatz nach Abzug aller Betriebsausgaben – von mehr als 24.500 Euro im Jahr erhebt das Finanzamt einen Steuermessbetrag von 3,5 %. Dieser Betrag wird dann mit dem Hebesatz deiner Stadt multipliziert. Jede Kommune legt diesen Hebesatz selbst fest – in Großstädten wie München, Hamburg oder Köln liegt er zwischen 410 % und 490 %. Je höher der Hebesatz, desto mehr Gewerbesteuer zahlst du.
Gewerbesteuer musst du erst bei höheren Gewinnen zahlen, und auch nur anteilig. Trotzdem solltest du sie einplanen, wenn du als Creator, Berater oder Unternehmer in einer Großstadt ein Gewerbe betreibst.
